Privacyverklaring

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Horeca Waarheid, handelend onder de naam HorecaWaarheid, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen HorecaWaarheid. Bedrijfsgegevens: KvK 08077928, BTW 21%, Zutphenseweg 11, 7241KN Lochem, Nederland. Contact: info@horecawaarheid.nl.

Voor accountbeheer, beveiliging, facturatie en de eigen dienstverlening bepaalt HorecaWaarheid de doelen en middelen van de verwerking. Wanneer een ondernemer via het platform persoonsgegevens van werknemers, contractspartijen of andere derden verwerkt, kan de ondernemer voor die gegevens zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn en HorecaWaarheid als verwerker optreden. De precieze rol hangt af van het gebruik en wordt waar nodig in een verwerkersovereenkomst vastgelegd.

2. Gegevens die wij verwerken

Wij verwerken accountgegevens, contactgegevens, bedrijfsgegevens, KVK-gegevens, factuurgegevens, financiele gegevens, KPI-invoer, contractuploads, contractanalyses, AI-chatberichten, supporttickets, e-mailverkeer, technische loggegevens, abonnementsgegevens en betaalstatussen.

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken gegevens voor accountaanmaak, identificatie van horecabedrijven, levering van het dashboard, contractanalyse, financiele rapportage, AI-chat, support, facturatie, betalingen, beveiliging, misbruikpreventie, administratie en wettelijke verplichtingen. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en toestemming wanneer die vereist is.

4. Dienstverleners en externe systemen

Voor AI-chat en analyse kan HorecaWaarheid Claude van Anthropic gebruiken. Berichten, relevante dashboardcontext of contractteksten kunnen daarbij worden verwerkt om een antwoord of analyse te genereren. Voor PDF-verwerking kan Adobe PDF Services worden gebruikt, bijvoorbeeld voor het omzetten, lezen of veilig weergeven van contractdocumenten.

Betalingen en betaalstatussen worden verwerkt via Mollie. KVK-gegevens kunnen via de KVK API worden opgehaald om bedrijfsregistraties te controleren. E-mailverkeer loopt via de mailvoorziening van WordPress, SMTP of hostingprovider. Hostingpartijen verwerken technische gegevens die nodig zijn om de website en het platform beschikbaar en veilig te houden.

Wij beperken doorgifte tot gegevens die voor de betreffende dienst nodig zijn. Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, beoordelen wij vooraf welke geldige doorgiftegrond en aanvullende waarborgen nodig zijn. Actuele informatie over relevante dienstverleners en waarborgen is op verzoek beschikbaar.

5. Contractuploads en AI-chat

Contractuploads kunnen contractnamen, looptijden, afspraken, wederpartijen en andere informatie bevatten die de gebruiker aanlevert. AI-chatberichten en supportberichten kunnen inhoud bevatten die de gebruiker zelf invoert. Upload alleen gegevens die je rechtmatig mag verwerken en deel geen onnodige bijzondere persoonsgegevens.

6. Financiele gegevens en facturen

Ruwe financiele invoer bestaat uit de bedragen, perioden en categorieen die de ondernemer zelf vastlegt. Rapportages, KPI-overzichten en adviezen zijn daarvan afgeleide uitkomsten. Het verwijderen of corrigeren van broninvoer kan deze afgeleide uitkomsten wijzigen of verwijderen. Facturen, abonnementen en betaalreferenties vormen een afzonderlijke administratie en worden niet automatisch verwijderd wanneer financiele broninvoer wordt gewist.

Dagelijkse broninvoer kan via de financiele invoerfunctie worden verwijderd. Andere financiele brongegevens kunnen worden verwijderd door het account te verwijderen of door een gericht verzoek te sturen via de contactgegevens in deze verklaring. Wij verwijderen dan ook gekoppelde afgeleide gegevens voor zover die niet meer nodig zijn en geen wettelijke uitzondering geldt.

Wij gebruiken gegevens waar mogelijk geaggregeerd of geanonimiseerd. Alleen gegevens die redelijkerwijs niet meer tot een persoon of onderneming kunnen worden herleid, kunnen na verwijdering als anonieme statistiek behouden blijven. Gepseudonimiseerde of nog herleidbare gegevens behandelen wij niet als anoniem en blijven onder dit beleid vallen.

7. Bewaartermijnen

Accountgegevens bewaren wij zolang het account actief is en daarna maximaal 12 maanden, tenzij langere bewaring nodig is voor administratie, geschillen of wettelijke verplichtingen. Contractuploads, analyses, AI-chatgeschiedenis en supporttickets bewaren wij zolang de dienst wordt gebruikt en standaard maximaal 24 maanden na laatste activiteit, tenzij de gebruiker eerder verwijdering vraagt en er geen wettelijke reden is om te bewaren.

Financiele invoer en KPI-gegevens bewaren wij zolang het account actief is en maximaal 24 maanden na beeindiging. Facturen, betaalgegevens en administratieve gegevens bewaren wij 7 jaar vanwege fiscale bewaarplichten. Technische loggegevens bewaren wij zo kort mogelijk en normaal maximaal 12 maanden, tenzij beveiligingsonderzoek langere bewaring vereist.

Na een verwijdering kan een beperkte kopie tijdelijk achterblijven in back-ups of reeds opgebouwde technische logs. De duur daarvan is beperkt tot de voor de betreffende productieomgeving vastgelegde rotatie; daarna wordt de kopie overschreven of verwijderd. Zulke kopieen mogen niet voor normale dienstverlening worden gebruikt. Als een back-up wordt hersteld, worden eerder aanvaarde verwijderverzoeken opnieuw toegepast. De concrete maximale back-uprotatie moet per hostingomgeving worden vastgelegd en periodiek worden gecontroleerd.

Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij een wettelijke verplichting, lopend geschil of noodzakelijk beveiligingsonderzoek verdere bewaring rechtvaardigt. In dat geval beperken wij het gebruik tot dat doel en verwijderen wij de gegevens zodra de uitzondering eindigt.

8. Cookies en lokale opslag

HorecaWaarheid gebruikt noodzakelijke cookies en lokale opslag voor sessies, beveiliging, AI-chat, supportstatus en voorkeuren. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

9. Beveiliging

Wij kiezen technische en organisatorische maatregelen op basis van de aard van de gegevens, de risico's, de stand van de techniek en de inrichting van de gebruikte hosting en dienstverleners. De applicatie gebruikt onder meer toegangsbeperking op basis van rollen, de standaard wachtwoordhashing van WordPress, optionele tweestapsverificatie en controles op eigenaarschap en misbruik. Maatregelen voor verbindingen, opslag, back-up, monitoring en updates worden per productieomgeving en leverancier beoordeeld en vastgelegd. Wij beoordelen de maatregelen periodiek; geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen.

10. Rechten van gebruikers

Betrokkenen kunnen via info@horecawaarheid.nl verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Wij kunnen om informatie vragen om de identiteit en bevoegdheid van de aanvrager vast te stellen. Verwijdering kan worden beperkt wanneer een wettelijke uitzondering geldt, bijvoorbeeld voor facturen of de onderbouwing van een geschil. Een account kan ook vanuit het dashboard worden verwijderd.

Wie niet tevreden is over de afhandeling kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs als een betrokkene eerst contact met ons opneemt, zodat wij de klacht kunnen onderzoeken.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer de dienst, wetgeving of werkwijze verandert. Iedere nieuwe versie krijgt een versienummer en wijzigingsdatum.